Checkliste zur Planung der Büroerstausstattung

Bild: pixabay.com

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Jedes Unternehmen benötigt eine Büroausstattung. Die Basis ist die Gleiche. Mindestanforderungen sind ein Schreibtisch, ein Bürostuhl, ein Computer und eine Telekommunikationsmöglichkeit. Danach beginnt der Unterschied, ob es sich um ein reines Dienstleistungsunternehmen oder einen kleinen Handwerksbetrieb handelt.

Differenzieren muss ein Existenzgründer zwischen der Betriebsausstattung und der Geschäftsausstattung. Die Grundlage der Anschaffungen ist die Art des Unternehmens, welches gegründet werden soll. Ferner einige Hinweise zu der Frage, ob es Neuanschaffungen oder gebrauchte Alternativen sein sollen. Diese Frage gewinnt an Bedeutung im Rechnungswesen des Betriebes.

Definition

Die Kurzbezeichnung für die Betriebs- und Geschäftsausstattung in der Buchhaltung ist BGA oder BuGA. Dazu zählen die Vermögensgegenstände, welche für den Produktionsprozess nicht unmittelbar eingesetzt werden. Sie werden vielmehr in der Verwaltung und im Vertrieb benötigt.

Betriebsausstattung

Eindeutig zuzuordnen sind der Betriebsausstattung,

  • Fuhrpark
  • Arbeitsgeräte
  • Werkzeug

Um als Betriebsausstattung Berechtigung zu erhalten, müssen es eigenständige bewegliche Sachen sein.

Geschäftsausstattung

Die Geschäftsausstattung umfasst,

  • Büromöbel
  • EDV-Anlagen
  • Hardware
  • Telekommunikationsanlagen
  • Ladeneinrichtungen

Hierbei muss es sich ebenfalls um eigenständige bewegliche Sachen handeln.

Hinweise zur Einrichtung des Büros

Bei der Ersteinrichtung eines Büros sollte beachtet werden, dass nicht nur die Büroausstattung einkalkuliert und angeschafft werden muss, sondern auch das Verbrauchsmaterial erforderlich ist. Dazu folgt ebenfalls eine kleine Checkliste. Zunächst aber eine Liste, welche Dinge in einem Büro nicht fehlen sollten.

  • Büroausstattung
  • Büromöbel
  • Schreibtische
  • Bürostühle
  • Schränke
  • PC, internetfähig
  • Monitor
  • Drucker
  • Scanner, optional
  • Drucker
  • Faxgerät, optional
  • Software
  • Internet
  • E-Mail
  • Telefonanlage
  • Beleuchtung
  • Archiv
  • Datensicherung
  • Datenschutz (z.B. Firewall)
  • Aktenvernichter
  • Briefkasten
  • Mülltrennung bzw. Beseitigung

Optional sind Grünpflanzen, Garderobe, Küche oder Teeküche, Besucherstühle und dergleichen.

Je nach dem, für welchen PC, welchen Drucker und welche Software man sich entscheidet, entfallen Anschaffungen, wie der Scanner und das Faxgerät.

Büroorganisation

Gliedern lässt sich diese Sparte in Schreibwaren, Hilfsmittel, Zubehör für PC, Drucker und Kopierer, Ablage, Postbearbeitung und Sonstiges.

Bei den Schreibwaren handelt es sich um Kugelschreiber, Bleistifte, Filzstifte, Marker und Zubehör, wie Minen.

Umfangreicher wird die Liste schon für die Hilfsmittel.

  • Heftgeräte und Klammern
  • Klebestreifen
  • Klebstoff
  • Locher
  • Taschenrechner
  • Schere
  • Brieföffner
  • Büroklammern
  • Lineal
  • Radiergummi

Sicherlich fallen im Laufe der Zeit noch mehr Dinge an, welche ein effizientes Arbeiten unterstützen, die nach und nach gekauft werden können.

Das Zubehör für PC, Kopierer und Drucker sind die Speichermedien, die Tonerkartuschen oder Tintenpatronen, das passende Papier, Reinigungsutensilien.

Ein wichtiger Punkt ist noch die Ablage. Ordner, Beschriftungssysteme, Trennregister, Hüllen und Ablagekörbe ist nur ein kleiner Ausschnitt der erforderlichen Materialien.

Die Postbearbeitung befasst Dinge, wie den Posteingang (Brieföffner, Datumsstempel) und den Postausgang (Briefumschläge, Frankiermaschine, Postausgangsbuch).

Sonstiges, wie Papierkörbe, Kalender, Adressbuch und dergleichen ist abhängig vom Unternehmen.

Kauftipps

Vor Beginn des Einkaufs ist die Planung das A und O. Es beginnt mit dem Plan, wie das Büro eingerichtet werden soll. Hierbei ist der Standort der Einrichtung gut zu durchdenken. Die Arbeitswege sollten sich relativ kurz gestalten. Die Lichtverhältnisse und die ergonomischen Hintergründe sollten beachtet werden. Außerdem sind die Richtlinien zur Arbeitsplatzausstattung im Hinterkopf zu behalten, wenn Bildschirmplätze eingerichtet werden. Gerade bei der Erstausstattung bei Existenzgründern sollte für die Büroausstattung der steuerliche Aspekt im Auge behalten werden. Was zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern zählt oder ähnliche Fragen kann der Steuerberater beantworten. Wo auch gleich die Frage beantwortet werden kann, wenn Anschaffungen gebrauchter Büroausstattung geplant sind, worauf geachtet werden muss.

Finanzplan

Die Büroausstattung ist ein Punkt, welcher mit in den Finanzplan des Businessplans einfließt. Er gehört in die Kapitalbedarfsplanung. Neben den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Stellfläche ist die Planung effizient und effektiv zu gestalten. Es ist auf zeitsparende Arbeitsabläufe und nicht zuletzt auf den Eindruck der Kunden Wert zu legen – die Planung der Büroausstattung ist also als Teil der Unternehmensstrategie zu sehen.

Fazit

Die Finanzierung der Büroausstattung wird schon im Vorfeld durch die Abgabe des Businessplans geregelt. Bei der dafür notwendigen Planung sollte beachtet werden, dass nicht zu wenig finanzielle Mittel veranschlagt werden. Die Büroausstattung ist eine Anschaffung, welche mehrere Jahre genutzt werden kann. Die möglichen steuerlichen Abschreibungen hängen vom Anschaffungswert und weiteren Kriterien ab.

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